クラウドPBXの機能面でのメリットは、転送を活用をはじめ、様々な内容があります。

メリットが多いクラウドPBX、用途に合わせた活用方法とは?

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クラウドPBXのメリット ~機能編~

 

クラウドPBXを利用すると、顧客喪失などのリスクを減らしたり、業務効率化を図れるなど様々なメリットがあります。
こういったクラウドPBXのメリットの機能面の事を一部事例を合わせながら紹介していきます。

 

<クラウドPBXのメリット・コスト編はこちら。>

 

外出先での応対・少人数会社

 

外で電話するサラリーマン

TOPページでも紹介している通り、会社や個人事業主などでビジネスをする場合は、固定電話番号を取得する事が顧客への信頼に繋がります。

 

しかし、少人数で運営している会社などでは、固定電話を繋いでも、スタッフが全員外回りで外出してしまうケースも多いです。

 

こうした場合でもクラウドPBXを利用すれば、外出先から固定電話の着信を受けて応対する事が可能になり、仕事依頼の電話など、機会損失のリスクを軽減する事が可能になります。

 

 

 

工事不要、事務所の移転時の手続きも簡単

 

クラウドPBXは工事不要で固定電話番号を持てるメリットがあります。

 

小規模の会社や立ち上げたばかりの事業の場合は、まずは代表者の自宅を事務所にしたり状況によって移転をする事もあります。
中には立ち上げたばかりで顧客もいなく、事業を長期間継続できるか不安が多いケースもあると思います。

 

 

このように既存の拠点で、長期間仕事を継続するか分からないケースでは、通常の固定電話回線を引く為の工事が大きなネックとなります。

 

NTTの場合、工事費用は外見上0円ですが、施設設置負担金やその他番号取得代金などで、初期費用が4万円前後かかります。
最近流行りの、ひかり電話を利用した場合も、割引などで初期費用を抑える事はできますが、2年~3年の契約縛りがあり、早期解約すると、高い違約金を取られてしまいます。

 

それに対して、クラウドPBXは工事不要、初期費用は1万円前後で申し込む事ができます

 

クラウド管理ですので、事務所の移転の際も融通がききやすく、
今後、事業が上手くいっても失敗しても環境が変わる可能性が大きい小規模の会社などには、うってつけのサービスと言えます。

 

 

 

録音・履歴管理ができる

 

クラウドPBXはインターネット上のクラウド管理となっています。

 

これにより、着信の履歴や、オプション、設定によっては通話内容の自動録音などを行う事が可能です。

 

特に出先から電話を受ける環境が多い人の場合、状況によってはメモを取れない状況もあると思います。

 

そんな時でも、クラウドPBXのマイページを確認すれば、何日の何分にどの電話番号から着信を受けたり発信をして会話をしたり、それぞれの通話の録音内容を確認する事ができます

 

 

こうした機能を利用すれば、運転中にハンズフリーを利用して電話したのでメモを取れなかった、聞いた事やアポイントの内容などを忘れてしまって、顧客や取引先に再度確認するなどの手間が無くなります。

 

クラウドPBXを利用すれば、不必要なメモを取る必要もなく、業務の効率化が可能となります。

 

 

 

携帯・スマホが固定電話の子機と同等に扱える

 

通常の会社など従来のPBXを利用した電話の場合、ブラインド転送や保留転送ができます。

 

 

ブラインド転送の例

 

電話着信 事務員応対

 

事務員:「はい○○会社です。」

 

顧客:「お世話になります。△△と申します。営業の□□さんはいらっしゃいますでしょうか?」

 

事務員:「はい、おつなぎしますので少々お待ちください。」

 

電話を保留する。
同じ事務所に営業の□□がいた場合、口頭で、顧客の△△から電話で1番に保留にしています。
その後、営業□□がデスクの電話から、電話機の保留ボタン1番を押す。

 

営業:「はいお電話変わりました、営業の□□です。」

 

このように、電話機に保留ボタンがいくつかあって、その番号を口頭で伝えて、電話を転送させる事をブラインド転送と言います。

 

 

 

保留転送の例

 

電話着信 事務員応対

 

事務員:「はい○○会社です。」

 

顧客:「お世話になります。△△と申します。営業の□□さんはいらっしゃいますでしょうか?」

 

事務員:「確認しますので少々お待ちください。」

 

電話を保留にして、内線で営業の□□に事務員から電話。

 

事務員:「お疲れ様です。□□さんあてに、顧客の△△さんから電話が来ています。」

 

営業:「わかりました。つないでください。」

 

事務員が顧客△△との保留中の電話を営業□□の内線に繋げていた電話に転送させる。
そうすると、事務員からの内線電話を受けていた営業□□の電話が顧客△△との外線に切り替わる。

 

営業:「お電話変わりました。営業の□□です。」

 

このように、同じ会社だけでオフィスが違う人への電話を保留中に内線を利用して要件を伝えてから転送できるのが保留転送です。

 

 

 

クラウドPBXでも、ブラインド転送、保留転送を利用できる

営業が外出していて、携帯やスマホを持っている場合でも、クラウドPBXを利用すればブラインド転送や保留転送を利用して、顧客からかかってきた電話を、一度電話を切る事なく、必要な営業の携帯電話等に転送する事が可能です。

 

 

 

 

電話番号を複数持てる

 

クラウドPBXを利用すれば、ひとつの電話端末(携帯・スマホ含む)で複数の電話番号を持つ事ができます

 

電話番号

複数の事業を行っている場合は、「03」から始まる番号を複数持ったり、「03」番号とフリーダイヤルの「0120」の番号を持つ事なども可能になります。

 

極端な活用方法を紹介すると、地方に住んでいるのに、東京支社と大阪支社を運営しているようにホームページを作り「03」の番号と「06」の番号を取得して、あたかも東京と大阪に拠点を持っているかのように運営する事も可能です。

 

用途に応じて、複数の電話番号だけでなく、複数の市外局番やフリーダイヤル等を使い分けれるのもクラウドPBXのメリットです。

 

 

 

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