IT技術で進化する働き方
IT技術の進化は近年も急速に進んでいて、日常生活の中でも実感できる事は多数あると思います。
その代表格となっているのはスマートフォンで、普及率は年々増加し、最近では仕事用の携帯電話もスマートフォンを導入している企業も増えてきています。
もうひとつ、近年需要が高まっているのが、データなどのクラウド管理です。
クラウドサーバーを利用する事で、1つの情報を複数の端末や企業内の従業員で手軽に共有できるようになりました。
こうした携帯電話のスマホや、データのクラウド化の進化によって実現したと言えるサービスがクラウドPBXで、これにより仕事の働き方も大きく変わってきました。
身内同士の電話は通話料をかけない時代へ
携帯電話が普及して、外回りスタッフなどを中心に従業員1人に1台携帯電話が支給されるようになりました。
しかし、当初は通話料が大きなネックとなっていて、特に会社への電話や、従業員同士の雑談使用などで携帯電話料金が高額になるケースも多かったです。
5年ほど前までは、従業員同士の無駄話が原因で従業員の携帯電話の料金が2～3万円などに達して問題となり、通話記録や料金明細の管理を徹底していた会社も多かったです。
最近では、法人向けプランなどで、会社用の携帯から勤務先への通話料がかけ放題になるプランなどが登場し、スマホが登場してからは、客先への電話は電話番号を利用して、従業員同士の雑談はLINEなどのアプリを利用した無料通話へと変化していきました。
しかし、LINEを筆頭としたアプリの無料通話機能では、移動しながらの通話が弱かったり、着信が気づきにくいというデメリットがありました。
そこに最近登場したのがクラウドPBXです。
外回りスタッフの携帯電話も内線化する事で、身内同士の通話料が全て無料となり、会社携帯を支給された従業員が電話代を気にしないで通常の電話番号から電話のやり取りができるように進化しました。
メモや手帳がなくても仕事ができる環境に
仕事で客先と話した内容や、スケジュール、アポイントなどの管理は非常に重要で、忘れてしまうと取引先からの信用を失いクレームに発展するケースもあります。
こうした事情で、昔から仕事をする時はメモ帳や手帳を常に持ち歩き、何かあったらすぐにメモに残すのが仕事の基本とも言われていました。
しかし近年では、
若手を中心にメモを書かない働き方をする人が増えてきています。
その最大の要因はスマートフォンです。
スケジュール管理などもスマホで行い、メモもスマホに残して管理をします。
最近では、入力が面倒な場合は音声メモで残す人も増えてきています。
スマホなどのデータ管理をすると、必要な情報を確認したい時に、「検索などを利用して情報を素早く確認する事が可能。」、メモ帳など手書き管理に比べて、後から「どこにメモしたか忘れた。」「自分で書いた字だけど汚くて読めない。」といった事態を防ぐ事もできます。
そこに追い風となったのがクラウドPBXです。
音声録音機能を使えば、電話で話した内容の記録が自動的に残り、後から確認する事が可能となります。
電話会議が当たり前となった
会議といえば、複数拠点の人がそれぞれ本社などに足を運んだり、会議参加者がその時間を空ける予定管理をして行うなど、必要な事ではありますが、日常業務に差し支えが出る手間のかかる仕事でした。
こうした会議も最近では電話会議で済ませるケースが増えてきています。
定番のサービスはskypeですが、その他にも最近ではクラウドPBXの電話会議機能を活用するケースも多くなってきました。
テレビ会議機能は、通常2人でしか電話できなかった所を内線登録している人同士であれば3人以上で会話をする事が可能となります。
これにより、上司Aから、部下のBとCに同じ要件を伝えたい場合、従来は上司Aは個別に2回に分けてBとCに電話をして要件を伝えなければいけなかったですが、電話会議機能を活用すれば一度にまとめて電話をして要件を伝える事もできます。
さらに応用編としては、従業員AとBが予定の調整をしていて、あとは他の従業員Cの予定も確認しないといけない場合、Aは一度電話切ってCに電話をし、その回答を再びBに電話をして伝えると非常に手間がかかっていました。
こういう場合も電話会議を利用すれば、AとBの会話の中でCも同時電話（電話会議機能）で呼び出しをして、1度の電話で3人の予定を調整する事が可能となります。
このように電話会議機能によって、電話や会議に取られる時間を大幅に改善できるようになりました。
